タスク管理ツールについて

引用元：https://jmatsuzaki.com/archives/25844

▼表中にあるアイコンの意味は以下の通りです。

：実際に使っている画面のキャプチャ

：ブログ記事による解説

：YouTube動画による解説

：特に参考になる書籍

：ツール・サービスへの外部リンク

番号 名称 参考・備考

第一階層

ミッション

1

ミッション・ステートメント 

人生の個人的な使命（ミッション）、価値観を明文化したもの。時限性は設けず、今から死ぬまでずっとやっていたいこととして、人生のコンパスとなる文書。「Microsoft Excel」を使い、独自のマトリクス形式で作成。

    

第二階層

プラン

2

Pシート 

毎週作成する週次計画(今週の計画)。PはPlanを表す。重要なプロジェクトの中で今週何を実行するかを抽出しリスト化。毎日進捗を記入し、週末には達成可否を入力する。「Google スプレッドシート」を使い、独自の表形式で作成。

    

3

Instagantt 

ガントチャート。プロジェクトの中でも最重要プロジェクトだけを対象として、四半期〜1年ほどの中長期計画を立てる際に使用。ツールは「Asana」と「Instagantt」を連携して作成。どちらも無料プラン。

 

イシュー

4

Trello 

問題・課題の対策リスト。解決策の分かっていない問題をカンバン形式で洗い出しておき、進捗や新たな解決策などがあれば追記していく。毎日見直し、ネクストアクションを打てるものがあればタスク化する。ツールは「Trello」の無料プランを使って作成。

    

第三階層

アイデア

5

Evernote 

実行に移すか否かを決めていない思いつきが保存されている場所。ツールは「Evernote」を使い、アイデアを表す専用のタグを用意して管理。プレミアムプランを利用。

   

タスク

6

ClickUp 

自分の抱えている全てのタスクが保存されている場所。新しいタスクが発生したら都度タスクを追加する、いわゆるオープンリスト。個人的なものかどうかに限らず、タスク情報は社内で共有していることから、ツールは「ClickUp」を利用。無料プラン。

   

イベント

7

Google カレンダー 

実行日時が決まっている会議や講座などのイベントを管理する場所。通常の予定だけでなく、プロジェクトの期限情報や、購入を考えている商品の発売日などもここに保存。ツールは「Google カレンダー」を利用。

   

第四階層

アクション

8

TaskChute Cloud 

今日やるタスクが実行順に書かれたリスト。いわゆるクローズリスト。原則として朝一で作成し、予定のタスクが終わるまで新しいタスクは追加しない。ツールは弊社開発の「TaskChute Cloud」を利用。

     

9

Habitica 

今日やるタスクの中でも第二領域(緊急ではないが重要)だけを抽出して作成したリスト。ここでは今日の目標も立てる。ツールは「Habitica」を利用。重要タスクだけを抜き出したリストを作りゲーミフィケーションを導入することで、重要タスクの軽率な先送りを抑止する。無料プラン。

  

10

Focus To-Do 

ポモドーロ・テクニック管理用のタイマー。ポモドーロのサイクルをカウントしつつ、ポモドーロの実行ログを残す。主に午前中の集中時間(4ポモドーロ分)の管理に使用。ツールは「Focus To-Do」のプレミアムプランを利用

  

レシピ

11

Dynalist 

チェックボックスを使った作業手順書。ツールは「Dynalist」を使用。Command（CTRL）+Enterでどんどん手順にチェックを入れていけるのが手順書として便利。無料プラン。

 

12

Evernote 

チェックボックスを使った作業手順書。ツールとして「Evernote」を使っているが、上述した「Dynalist」の方が使い勝手が良いので、最新の手順書はDynalistで作成。Evernote上では手順書を表す専用のタグを用意して管理。プレミアムプランを利用。

 

ルーチン

13

TaskChute Cloud 

生活習慣など定期的に実行するアクションを管理。日課をルーチン管理しておくことで今日やることリスト（クローズリスト）の作成を簡易化。ツールは弊社開発の「TaskChute Cloud」を利用。

    

14

Habitica 

ルーチンの中でも第二領域(緊急ではないが重要)だけを抽出して作成したリスト。ツールは「Habitica」を利用。重要タスクだけを抜き出したリストを作りゲーミフィケーションを導入することで、重要タスクの軽率な先送りを抑止する。無料プラン。

  

第五階層

レコード

15

TaskChute Cloud 

今日実行したアクションの分単位の記録。今日やることリスト（クローズリスト）にそのまま開始・終了時刻を記入することでログ化する。ツールは弊社開発の「TaskChute Cloud」を利用。

     

16

Lシート 

睡眠時間や歩数、体重など習慣に関する数字を日毎に記録。生活の質に重大な影響を与える数字を記録しながら特定する。LはLifeStyleを表す。「Google スプレッドシート」を使い、独自の表形式で作成。

  

17

Oシート 

ブログ、SNS、YouTubeなどで自分が発信したコンテンツの数を日毎に記録。OはOutputを表す。「Google スプレッドシート」を使い、独自の表形式で作成。

  

18

内的中断メモのマインドマップ 

作業中に浮かんだ気になることを随時マインドマップでメモ。頭に浮かんだことを書き出す場所を設けておくことで内的中断(緊張感や不安感で目の前の作業から脱線してしまうこと)に対処する。iPad pro 11インチ + Apple Pencilで作成。

  

第六階層

レビュー

19

日次レポート 

一日のライフログを一枚のレポートにまとめる。ツールは「Evernote」を使い、テンプレート用のノートを事前に用意。プレミアムプランを利用。

   

20

週次レポート 

一週間分の日次レポートを一枚のレポートにまとめる。ツールは「Evernote」を使い、テンプレート用のノートを事前に用意。プレミアムプランを利用。

   

21

月次レポート 

一ヶ月分の週次レポートを一枚のレポートにまとめる。テンプレートは週次レポートと同様。ツールは「Evernote」を使い、テンプレート用のノートを事前に用意。プレミアムプランを利用。

  

22

自分史 

生まれてから今までの経験を年表形式でまとめる。年に一度月次レポートを振り返って更新し、最新情報を追記。当ブログにHTML形式で掲載

   

23

やっていることリスト 

ライフログの中から今やっているタスクの種類を抽出。ツールは「Evernote」を使い、年ごとにリストを作成。プレミアムプランを利用。

  

24

ミスしたことリスト 

ライフログの中からミスしたことを抽出。ツールは「Evernote」を使い、年ごとにリストを作成。プレミアムプランを利用。

  

25

問題点リスト 

ライフログの中から問題に感じていることを抽出。ツールは「Evernote」を使い、年ごとにリストを作成。プレミアムプランを利用。

  

26

杞憂なことリスト 

将来の出来事に対して不安に感じていることをリスト化して、対策と結果を追記する。ツールは「Evernote」を使い、年ごとにリストを作成。プレミアムプランを利用。

   

第七階層

アーカイブ

27

Gmail 

人とのビジネス上のやりとりをメインで行うアーカイブ。「Gmail」の100GBプランを利用。重要メールは「Evernote」にも転送。

 

28

Dropbox 

遂行中プロジェクトのために作成した資料の置き場。主に対外的に提出するもののために利用。共同で編集する必要のないものはここで作成。ツールは「Dropbox」を利用。無料プラン

 

29

Google Drive 

社内および業務提携先と共同編集する資料の置き場。ツールは「Google Drive」の100GBプランを利用

 

30

Notion 

作業用メモ。Dropboxは主に対外的に提出するものが多いが、こちらのNotionはもっと手軽に覚書的なメモをする用に使う共同で編集する必要のないものはここで作成。ツールは「Notion」を利用。無料プラン

 

31

Evernote 

あらゆるデータの最終的な保存場所。メールや作成した資料、届いた郵便などあらゆるものをデジタル化してここに保存。転送と整理の手間を省くため、簡易的なメモや資料は直接ここで作成する。ツールは「Evernote」を使い、プレミアムプランを利用。

     

32

キャビネット 

アナログ資料の保存先。基本的にはデジタル化してEvernoteに保存するためここはアナログでの補完が必要となる法的に定められた書類などに限定し、最小限とする。「超」整理法 に基づいた押し出しファイリングを使って整理

  

 

意義ある仕事のために自分自身を使うためのシステム